Verslo planavimas
Lietuvoje įmonės dažniausiai investuoja į projektus, kurių tikslas pritraukti kuo didesnį klientų srautą. Tuo tarpu apie administraciją galvojama mažiausiai. Dažniausias sprendimas - darbų perskirstymas. Darbuotojai, turėdami per didelį krūvį, nebesugeba aptarnauti vis didėjantį klientų kiekį, vis dažniau atsiranda problemų susijusiu su žmogiškuoju faktoriumi (apskaičiavimas, prekių surinkimas, problemų sprendimas). Didėjanti apyvarta tampa lyg ir priešų, nes nepatenkintų klientų kiekis ženkliai didėja ir galiausiai šie klientai yra prarandami. Todėl norime atkreipti dėmesį, kad verslo sėkmei didelę įtaką turi sklandus administracijos darbas. Norime pateikti keletą patarimų, kurie padės efektyviau valdyti administracijos procesus:
1. Planuodami projektus, pritraukiančius klientus, apgalvokite ir planuokite kaip optimizuoti darbus. Kokių reikės projektų, kad didėjantį klientų srautą būtų galima aptarnauti nedidinant administracinio personalo.
2. Investuokite į IT technologijas, kurios pagreitintų administracijos darbą su duomenų baze. Lėtas duomenų bazės veikimas atima daug brangaus laiko iš įmonės darbuotojų. Kuo lėtesnis duomenų apdorojimas, tuo mažiau darbų atliks ir personalas.
3. Nepalikite neužbaigtus IT sprendimus. Visos su IT susijusios klaidos turi būti operatyviai sprendžiamos. Dažnas klaidų atsiradimas ir jų sprendimo vengimas sukelia situacijas, kai pats automatizavimas tampa kaip našta ir įmonė grįžta prie to paties darbo be IT sprendimų.
4. Suteikite galimybę Jūsų klientui matyti savo kliento kortelę su visa reikiama informacija. Tai leis ženkliai sumažinti Jūsų darbuotojų laiką, kurio prireikia duomenų sugretinimui, skolų derinimui ir t.t.
5. Padarykite kuo tikslesnį atsiskaitymo už paslaugas procesą. Pateikite klientui galimybę atsiskaityti už paslaugas iš Jūsų puslapio arba kliento kortelės. Jūsų sistema galės suformuoti tikslų pavedimą, kas leis ženkliai sumažinti kliento aptarnavimo laiką buhalterijoje.
6. Analizuokite buhalterijos darbą, nepalikite jų darbą be automatizavimo. Suteikite galimybę eilinius monotoniškus darbus surišti su automatizavimo technologijomis.
7. Suteikite galimybę administracijai matyti reikiamas ataskaitas "online" režimu. Operatyvios ataskaitos - operatyvus sprendimai.
Dažnai įmonės vadovai neanalizuoja kaip automatizuoti vidinius procesus, o tiesiog ieško naujų galimybių darbų paskirstyme. Investavimas į administracijos procesų automatizavimą nėra toks brangus, kaip daug kas įsivaizduoja.
